Archivio per : Gennaio, 2019

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Quali strumenti utilizzare per archiviare i documenti

Come archiviare documenti aziendali

In un’azienda è importante archiviare tutti i documenti, di ogni tipo sono e di ogni settore.

Forse ci si può domandare Come archiviare documenti aziendali; questo è resto fatto, con gli appositi strumenti per archiviare i documenti, sia in forma cartacea come digitale.

Infatti oggigiorno tutto funziona anche in modo digitale, tramite computer e internet, per cui si scrivono i documenti a pc e poi si possono salvare, oltre che condividere con altri utenti, sia della stessa azienda come esterni.

L’archiviazione digitale dei documenti è senza dubbio necessaria oggi, dato che tutto funziona tramite il web e il computer.

E’ importante però potere anche stampare i proprio documenti, siano documenti contabili come legali, notarili, la corrispondenza o anche documenti di gestione dell’amministrazione e del lavoro interno.

Quindi è utile poi avere un archivio fisico in ufficio, dove mettere faldoni, cartelle, con all’interno tutti i vari documenti cartacei, sia in uso come storici.

Strumenti per archiviare i documenti cartacei

Tra i tanti prodotti che sono utili in ufficio, e in ogni altro settore lavorativo, troviamo quindi cancelleria, oggetti per la scrivania, per la scrittura, per le spedizioni, consumabili da ufficio, prodotti per la sicurezza in ufficio, etichette, strumenti elettronici, oltre a utili strumenti per archiviare i documenti.

Questi possono essere sia cartelle, faldoni, cassettiere, scaffalature, contenitori da archivio dove mettere quindi documenti cartacei, sia supporti digitali come chiavette usb, dvd, cd, schede di memoria, hard disk, tutto per potere archiviare al meglio i documenti in modo digitale.

E’ infatti importante avere una doppia archiviazione, anche solo per una migliore gestione interna dei vari atti, documenti, fatture.

Una volta scritti al computer infatti vanno sempre salvati in appositi file su pc. Vanno anche stampati e archiviati in modo sicuro in formato cartaceo, e ordinati secondo un’organizzazione semplice per essere trovati facilmente quando si cercano.

Quindi potrebbe essere utile anche una rubrica dove avere scritte in ordine alfabetico le cartelline e schede archiviate.

Inoltre sono utili strumenti anche archiviatori ad anelli, buste in plastica di varie misure, con cerniera, a soffietto, buste porta cd, portalistini, cartellette e cartelle sospese per cassetto, cartelle per armadio, armadi e cassettiere classificatori, schedari, divisori, e tanto altro per ogni tipo di esigenza di archivio.

Strumenti per archiviare i documenti scannerizzati

Al giorno d’oggi nel proprio ufficio è bene stampare sempre i documenti scritti a pc, e anche  archiviare sempre sul pc o su supporti magnetici i propri documenti.

Per un lavoro accurato e certificato, vi sono ditte specializzate che offrono i loro servizi in materia di archiviazione digitale.

Senza riferirsi però a questi servizi, già ognuno di noi può comunque salvare in modo digitale i propri documenti importanti, per averli sempre a disposizione se servono.

in questo modo possiamo essere sicuri che se il formato cartaceo si rovina, si può ricorrere al formato digitale e viceversa.

Si possono anche salvare digitalmente documenti vecchi o storici, quando ancora non esisteva il pc, basta scannerizzarli e poi salvarli su strumenti per archiviare i documenti scannerizzati.

In questo modo si possono tenere in un archivio digitale anche documenti molto vecchi, quindi essere sicuri che rimarrà la loro impronta indelebile anche se il formato cartaceo tenderà a usurarsi nel tempo.

Con i giusti strumenti per archiviazione di documenti, si può procedere dunque da soli all’archiviazione, sia sul pc come in un archivio fisico.

Oggetti e strumenti per archivio si trovano in vendita nei migliori negozi di cancelleria e prodotti da ufficio, anche nei portali e commerce del settore, dove si trova un vasto assortimento di articoli da catalogo.

Ordinando online si possono trovare tantissimi prodotti per organizzare al meglio il proprio ufficio, a costi molto vantaggiosi e convenienti.

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